organigrama

Descripción de la estructura orgánica, donde se dé información general de cada división o dependencia:

Corresponde a la Notaria cumplir con las funciones de fededataria, registral y conciliadora, acorde con las normas vigentes y que rigen la materia.

La secretaria de autenticación atiende a los usuarios que concurren a la Notaria y recibe, tramita, devuelve al usuario, todos los documentos, contratos, poderes, acuerdos, comunicaciones, autorizaciones que requieren el reconocimiento de contenido y firma y/o presentación personal, según el caso o, dar fe de la correspondencia o identidad que hay entre el documento que tenga a la vista y su copia. Para la diligencia de auatenticación se podrá hacer en forma biométrica o en manual, en los casos que haya interrupción del internes, es decir, se utilizarán los sellos, como se utilizaron durante muchos años a lo largo de la historia del notariado colombiano.

La secretaria de escrituración recibe de los usuarios y revisa la totalidad de los documentos que se aporten como requisitos, anexos o pruebas que son necesarios para la extensión de la escritura; elaborará la respectiva minuta y la pondrá a disposición de los comparecientes para que la revisen, en el evento que hayan errores, se corregirán y se procede a la impresión del texto, se anexaran los todos los documentos que deban protocolizarse, será firmada por el o los usuarios, se ingresará la información al SISTEMA INTEGRADO NOTARIAL (SIN), para su liquidación y entregará a las partes la factura electrónica para su pago en caja. Finalizado este trámite, entregará la escritura y los anexos a la Notaría para su autorización.

La secretaria de declaración deberá recepcionar todos los testimonios extraproceso que rindan los interesados, junto con sus anexos según el caso y el texto lo plasmará en un acta que una vez finalice la actuación se imprimirá, se entregará al interesado para que la revise y lea; si hay objeciones o correcciones al texto, se enmendarán los yerros, luego será firmada por los declarantes e ingresará la información al SIN, para general la factura electrónica que será entregada para el pago en caja; una vez verifica el pago, la secretaria entregará la declaración al solicitante, con sus anexos, debidamente autorizada por la Notaria y que requieran de prueba la sumaria.

Adicionalmente, esta secretaria hará la labor de fotocopiado de todas la escrituras que serán entregadas a los usuarios, para el trámite de inscripción en la Oficina de Registro del lugar en que se halle ubicado el inmueble objeto de enajenación.

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